CAHIER DES CHARGES SECRÉTAIRE GÉNÉRAL CHARGÉ DE L’ADMINISTRATION ET DE L’ORGANISATION

Mission principale

Le Secrétaire Général chargé de l’Administration et de l’Organisation des Manifestations opère sous l’autorité du Président de la Mutuelle de Développement Économique et Social de ZEGO, en collaboration avec le 1er Vice-Président chargé de la Cohésion Sociale, le 2ème Vice-Président chargé du Développement Infrastructurel, et les autres parties prenantes. Ce rôle combine des responsabilités administratives (gestion des opérations internes, documentation, conformité) avec l’organisation d’événements visant à promouvoir les objectifs de la mutuelle, tels que le renforcement du lien social, la sensibilisation communautaire et le développement économique.

La mutuelle, en tant qu’organisation de l’économie sociale et solidaire, cherche à soutenir la communauté de ZEGO à travers une gestion efficace et des manifestations inclusives (ex. : ateliers, foires, événements culturels ou économiques). Le Secrétaire Général joue un rôle clé dans la coordination interne et l’animation externe.

Assurer la coordination administrative, la gestion documentaire et l’organisation générale des activités de la mutuelle, afin de garantir un fonctionnement harmonieux et efficace de toutes les instances.

Objectifs spécifiques

• Veiller à la bonne organisation des réunions et activités statutaires.

• Assurer la tenue et la conservation des archives administratives.

• Garantir la circulation fluide et rapide de l’information.

• Appuyer le Président dans la planification et le suivi des décisions.

 

Attributions et responsabilités

• Gestion administrative

• Rédiger les courriers, notes et documents officiels de la mutuelle.

• Classer et archiver les documents administratifs (physiques et numériques).

• Mettre à jour les registres officiels (adhérents, décisions, correspondances).

• Gérer l’agenda du bureau exécutif.

 

• Organisation et coordination

• Préparer et convoquer les réunions du bureau exécutif et de l’assemblée générale.

• Rédiger les procès-verbaux des réunions et les diffuser aux membres concernés.

• Suivre la mise en œuvre des décisions prises par les instances.

• Coordonner les activités des commissions thématiques.

 

• Communication interne

• Faire circuler efficacement les informations entre le bureau et les membres.

• Maintenir à jour la liste des contacts et adresses des membres.

• Faciliter la transmission de documents et instructions aux commissions.

Moyens nécessaires

• Ordinateur avec accès internet et logiciels bureautiques.

• Registres de suivi et classeurs d’archivage.

• Téléphone et outils de communication interne.

• Collaboration avec le Président, la Trésorière et les responsables de commission.

Livrables attendus

• Registre administratif complet et à jour.

• Procès-verbaux fidèles et archivés.

• Courriers et notes produits en temps opportun.

• Rapports d’avancement sur les décisions et projets.

Indicateurs de performance

• Respect des délais pour la rédaction et la diffusion des documents.

• Qualité et précision des procès-verbaux.

• Taux d’archivage des documents administratifs.

• Niveau de satisfaction des membres du bureau exécutif.

Engagements du Secrétaire Général

• Servir avec loyauté et impartialité.

• Assurer une gestion administrative transparente.

• Préserver la confidentialité des informations sensibles.

• Veiller au bon déroulement organisationnel des activités.

Processus de Prise de Décision

1. Les décisions stratégiques sont prises en Assemblée Générale

2. Le Bureau Exécutif est responsable des décisions opérationnelles

3. Les Commissions formulent des recommandations dans leurs domaines respectifs

4. Le Conseil des Sages peut être consulté pour les décisions importantes ou en cas de conflit

Coordination entre les Organes

Pour assurer une bonne gouvernance et une communication efficace entre les différentes structures, il est institué le mode de fonctionnement suivant :

1. Réunion mensuelle du Bureau Exécutif

2. Réunion bimestrielle des Présidents de Commission avec le Bureau Exécutif

3. Rapport trimestriel de chaque Commission

4. Assemblée Générale semestrielle avec tous les membres

Validation

Ce cahier des charges est approuvé par le Bureau Exécutif en date du 15 Aout 2025 et confié au Docteur BEUGRE N’Dré Sam, nommé par le Président de la MUDEZ le 15 Novembre 2025.

 

LA PRESIDENCE DE LA MUDEZ

Le Président

Dr N’DRE N’Dré Jean